要建造有自己團(tuán)隊(duì)
有一位專(zhuān)業(yè)的企業(yè)培訓(xùn)師曾在北美地區(qū)培訓(xùn)了超過(guò)1000位的項(xiàng)目經(jīng)理，我們發(fā)現(xiàn)開(kāi)始溝通的最有效起點(diǎn)是創(chuàng)建一個(gè)團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議。目標(biāo)是以一種統(tǒng)一的方式將硬件和軟件在項(xiàng)目工作中整合在一起。
以書(shū)面形式紀(jì)錄
團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議為團(tuán)隊(duì)的協(xié)同工作設(shè)定了參與方式的規(guī)則，協(xié)議可能包括人們?nèi)绾巫鳛橐粋�(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通、可以接受的會(huì)議協(xié)議是什么以及人們?nèi)绾巫鰶Q定。然而，只有協(xié)議本身是不足夠的。為了提高項(xiàng)目成功的可能性還需要與實(shí)際的項(xiàng)目建立聯(lián)系。
當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)成員在一個(gè)虛擬的環(huán)境中工作的時(shí)候，對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)處理以下四個(gè)方面的問(wèn)題更是至關(guān)重要的：
1、同意在常規(guī)的基礎(chǔ)上分享信息。
2、識(shí)別項(xiàng)目所涉及的風(fēng)險(xiǎn)。
3、認(rèn)同項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間表。
4、明白項(xiàng)目的范圍。
團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議通過(guò)描述團(tuán)隊(duì)同意遵守執(zhí)行的一系列行為規(guī)范來(lái)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)和互動(dòng)�？梢允钦揭部梢允欠钦降�。
如果團(tuán)隊(duì)沒(méi)有刻意去創(chuàng)建一個(gè)團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議，而是按照自己的方式去運(yùn)作，可能會(huì)帶來(lái)一些問(wèn)題。行為規(guī)范并沒(méi)有清晰地定義下來(lái)和被團(tuán)隊(duì)接受，就會(huì)導(dǎo)致沖突、誤會(huì)，最終會(huì)降低團(tuán)隊(duì)的工作效率。
地理、種族和文化方面的差異在個(gè)人和團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的有效性上有一定的影響。如果相互的溝通是清晰、誠(chéng)實(shí)和相對(duì)直接的話(huà)，就要明白和了解這些差異。
團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議（team operating agreement）可以避免團(tuán)體陷入困境，因?yàn)樗逦孛枋隽私M織預(yù)期團(tuán)隊(duì)成員與他們自己工作的關(guān)系以及他們對(duì)團(tuán)隊(duì)的責(zé)任，這種穩(wěn)定前進(jìn)的共識(shí)消除了歧義和事后猜忌，讓團(tuán)隊(duì)能夠更有效率地工作。
最終，團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議可以鞏固信任，確保團(tuán)隊(duì)成員所做的事情并僅僅是最符合他們特別的才能的，而且在整個(gè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)同工作中扮演著一個(gè)活躍的角色。
團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議可以包含團(tuán)隊(duì)所希望的所有內(nèi)容，協(xié)議包含的內(nèi)容越多，出現(xiàn)誤解、沖突、失掉機(jī)會(huì)的可能性就越少。團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議最理想的是能夠在項(xiàng)目的開(kāi)始階段或一個(gè)新團(tuán)隊(duì)形成的時(shí)候就創(chuàng)建起來(lái)。
團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議主要包括以下分類(lèi)：
1、制定決策。
我們選擇合適的流程制定決策。
我們確定決策制定者。
我們選擇合適的程序來(lái)解決問(wèn)題。
我們可以自由地表達(dá)自己的想法。
我們尊重其他的人的意見(jiàn)，我們確定誰(shuí)對(duì)任務(wù)擁有所有權(quán)。
我們對(duì)任務(wù)的完成設(shè)立可以完成的標(biāo)準(zhǔn)。
我們?cè)敢夥窒硇畔⒑椭R(shí)。
2、會(huì)議協(xié)議。
我們的會(huì)議按時(shí)召開(kāi)和結(jié)束。
我們嘗試為位于不同時(shí)區(qū)的人安排合適的會(huì)議時(shí)間表。
我們考慮到不同文化背景下的假期時(shí)間。
我們尊重和傾聽(tīng)人們?cè)陔娫?huà)中所說(shuō)的話(huà)，我們不在同一時(shí)間與一個(gè)以上的人通話(huà)。
3、交流。
我們每天查收兩次電子郵件。
我們對(duì)所有電子郵件都有不允許滾動(dòng)屏幕的要求（最多一個(gè)滿(mǎn)屏）。
我們每天與辦公室通一次電話(huà)。
我們與發(fā)生沖突的員工直接處理問(wèn)題，并嘗試解決問(wèn)題。
我們及時(shí)地給予反饋，并尊重不同文化的敏感性。
我們重視機(jī)密性。
關(guān)于IT項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)活力和資源的團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議是非常有效的。
通過(guò)確保所有的成員都可以無(wú)縫地協(xié)同工作，在緊迫的最終期限下思考出復(fù)雜技術(shù)問(wèn)題解決方案的前景就會(huì)更為樂(lè)觀。
團(tuán)隊(duì)運(yùn)作協(xié)議（可以避免團(tuán)體陷入困境，因?yàn)樗逦孛枋隽私M織預(yù)期團(tuán)隊(duì)成員與他們自己工作的關(guān)系以及他們對(duì)團(tuán)隊(duì)的責(zé)任，這種穩(wěn)定前進(jìn)的共識(shí)消除了歧義和事后猜忌，讓團(tuán)隊(duì)能夠更有效率地工作。
想象一下這樣的一個(gè)情景：你的紐約旅行社公司與幾個(gè)電信運(yùn)營(yíng)商合作升級(jí)一套新的在線(xiàn)預(yù)訂系統(tǒng)。應(yīng)用程序提供商位于加利福尼亞州，與你建立業(yè)務(wù)聯(lián)系的酒店和航空公司合作伙伴遍及全球。你在整合每一家公司原來(lái)遺留下來(lái)的應(yīng)用程序的時(shí)候遇到了困難，可是現(xiàn)在距離項(xiàng)目完成的最后期限只剩下數(shù)星期了。
這種類(lèi)型的挑戰(zhàn)是不是聽(tīng)起來(lái)非常熟悉？如果你是一位IT專(zhuān)業(yè)人士，答案可能就會(huì)是肯定的。你可能會(huì)認(rèn)同這樣的情況會(huì)有一個(gè)比較嚴(yán)重的后果。有可能解決所有障礙扭轉(zhuǎn)局面嗎？
答案是肯定。
讓我們分析一下這個(gè)情景。團(tuán)隊(duì)被地理位置分隔開(kāi)了、團(tuán)隊(duì)成員面臨著時(shí)區(qū)的挑戰(zhàn)、文化的差異、可能存在的語(yǔ)言障礙、距離和一個(gè)非常沮喪的團(tuán)隊(duì)。
IT環(huán)境是被激情、高壓力和最終期限所驅(qū)動(dòng)的。如果團(tuán)隊(duì)沒(méi)有凝聚力、沒(méi)有以有效的方式處理無(wú)數(shù)復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題就只有失敗了。我們可以拿計(jì)算機(jī)作為比喻，最佳配置的電腦硬件如果沒(méi)有軟件也是無(wú)法發(fā)揮作用的。
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